원격 회의를 원활하게 이끌고, 나아가 확실한 업무 성과를 낼 수 있는 방안을 무엇일까?

원격 회의의 성공은 원격 촉진자가 어떻게 회의를 원만하고 매끄럽게 이끌어 가는가에 달려 있다고 해도 과언이 아니다. 회의 참석자 모두가 회의에 참여하고 나아가 업무 성과를 낼 수 있도록 하기 위해서 그만큼 회의를 주도하는 원격 촉진자의 역할이 클 수밖에 없다.
이 책에서는 원격 회의를 3단계 ‘시작 전’, ‘진행 중’, ‘종료 후’로 나누어 회의의 각 단계에서 촉진자가 고려해야 할 부분들과 적용할 수 있는 방법들을 알려준다. 회의 시작 전 단계에선 회의에서 기대하는 바와 목적을 이해하기 위한 이해관계자 미팅, 회의 설계 계획, 안건 공유 등 회의의 유형을 파악해 알맞은 종류의 원격 회의와 온라인 회의 도구를 준비하는 방법을 담고 있다. 회의 진행 중 단계에선 원격 공간에서 안건을 소개하고, 그룹이 함께 소통할 수 있도록 지원하고, 회의에서 내린 결정이나 조치를 명확히 정리하고 요약함으로서 회의가 잘 종료될 수 있는 방법을 설명한다. 회의 종료 후 단계에선 회의 결과의 정리자료/사진을 발송하거나 참석자들에게 다음 회의에 대한 목표 설정 및 회의 도중 개선해야할 부분을
확인함으로서 본 미팅을 잘 마치고 추후 미팅을 잘 준비할 수 있는 방법을 설명한다.
회의를 촉진한다는 것은 어려운 기술을 배우는 것이 아닌, 특정 상황에서 일어날 수 있는 갈등 패턴과 대화의 구조를 이해하여 공동의 목표를 더 효율적으로 달성한다는 의미기 때문에, 익숙지 않은 원격 공간에서의 회의도 이 책을 따라가다 보면 짧은 시간에 성공적으로 마칠 수 있게 된다.

이 책은 단순히 실천 방법만 알려주고 끝내지 않는다. 왜 그 방법들이 효과가 있는지 명쾌하게 설명한다. 책의 내용을 충분히 학습하고 나면 독자들 역시 원격 회의를 운영하는 고유의 기법을 갖추게 될 것이다. 또한 상황과 배경에 맞게 기법을 조율하고, 수정하고, 새롭게 만들 수 있는 유용한 지식을 얻게 될 것이다.
협업은 창조적인 작업의 핵심이지만 알다시피 협업이 항상 순조롭게 이루어지는 것은 아니다. 협업은 상호 간에 다른 관점을 주의 깊게 경청하고, 서로 조화를 이루고, 건설적인 갈등을 통해 조직을 위한 최종 결정에 도달하는 과정이다. 조직은 때로 대면 회의를 진행할 때조차 악화된 관계와 불확실한 결과 탓에 골머리를 앓는다. 원격 회의는 이러한 문제를 더욱 악화시킨다.
문제가 방치되면 결국 조직은 시간과 비용 낭비에 허덕이게 된다. 더 최악은 원격 협업이 야기하는 문제를 극복하지 못하면 직원들의 업무 성과 역시 곤두박질친다는 점이다.
회의 중에 딴생각을 하고 어영부영 시간만 때우다 회의를 끝내는 직원들이 늘어난다. 이런 환경에서는 창의적인 해결책과 시장을 바꿀 만한 혁신을 창출하는 우수한 인재들도 쉽게 열정을 잃게 된다.
원격 환경에서의 협업과 창의성은 도달 불가능한 목표가 아니다. 원격 회의도 대면 회의만큼 참여적이고 생산적일 수 있다. 부디 독자들이 책에서 그 방법을 배워가기를 바란다.
본문 8-9쪽

독자들이 노련한 회의 촉진자든, 신참내기든, 팀 회의를 개선하고자 하는 평범한 직장인이든 상관없이 이 책은 원격 회의에서 더 많은 가치를 얻고자 하는 이들을 위해 썼다. 책에서 우리는 원격 협업의 복잡성을 해소하고 올바른 회의 촉진자의 행동에 주된 초점을 둘 계획이다. 또한 회의 촉진자의 올바른 역할과 숙련된 원격 퍼실리테이션이 가져오는 긍정적인 기회를 자세히 살펴봄으로써 촉진자/리더/팀 구성원들 모두가 조직의 효율성을 높이기 위한 원칙과 실행 가능한 방법을 활용할 수 있게 도울 것이다.
퍼실리테이션을 한 번도 접해본 적이 없거나 이 기법을 회의의 성과나 효과를 향상시키는 하나의 메커니즘으로 활용해본 적이 없는 이들을 위해 책에는 퍼실리테이션에 대한 기본 정의와 간단한 소개를 담았다. 또한 누구나 쉽게 퍼실리테이션을 배우고 적용하여 이해를 넓힐 수 있는 지침을 제시한다. 이 책에서 퍼실리테이션, 조직 효과성, 원격 재택근무를 긴밀하게 연계해 살펴볼 예정이다.
본문 13쪽

회의에서 특정 패턴이 눈에 띄기 시작하는 경우 그 행동 패턴을 다시 그룹에 환기시키는 방법으로 회의를 정상 궤도에 올려놓는 것이다. 예를 들어 “지금 루이즈가 의견을 내고 있는데 목소리가 안 들려요. 저만 그런가요?” 이런 식으로 참석자들이 잠시 멈추는 시간을 갖게 하면 다시 회의에 집중할 기회가 주어진다. 또한 앞으로의 대화에 사람들이 더 의도적으로 주의를 기울일 수 있게 만든다.
게릴라 퍼실리테이션은 세심한 관찰과 호기심이 요구되며, 참석자들에게 이전에는 주어지지 않았던 선택권을 제공하는 진지한 질문이 필요하다. 대화에서 관찰되는 특정 패턴을 알아차리고 이를 그룹에 다시 환기시키는 방식으로 회의의 위기를 전환할 수 있다. 또는 회의에서 필요하다고 생각하는 방식을 활용하기도 한다. 대화가 핵심을 벗어나고 있다면 남은 회의 시간을 고지해 경각심을 불러일으키는 방법도 있다. 혹은 회의 중에 느껴지는 전반적인 혼란이나 갈등에 대한 의견을 낼 수도 있다. 이를 통해 대화를 보다 솔직하고 개방적인 방향으로 이끌게 된다. 이처럼 다양한 퍼실리테이션 기법을 활용하면 회의에서 관찰되는 에너지를 이해하는데 많은 도움을 받는다. 또한 그 정보를 활용해 참석자들의 협업을 이끌어내는 바람직한 회의 분위기를 조성할 수 있다.
본문 55-56쪽

우리가 즐겨 사용하는 도구 중 하나는 구글 슬라이드다. 그 중 참석자들의 관심을 유도하는 데 유용한 기능은 화면 왼쪽에 있는 요약 슬라이드뷰(〈그림 15〉 참조)로 마이크로소프트의 파워포인트와 유사하다. 이 기능이 매력적인 이유는 무엇일까? 아무리 최선을 다해 집중하려고 해도 산만함을 유발하는 요소는 생기게 마련이다. 원격으로 회의를 진행할 때 “지금 슬라이드 5에 있는 내용을 논의하는 중입니다” 또는 “질문이 있는 경우 슬라이드 10에 내용을 추가하세요”와 같은 명확한 방향을 제시하면 회의의 흐름에 큰 도움이 된다. 참석자들은 논의 내용을 어디서 찾아야 하는지, 회의의 진행상황은 어디쯤인지 쉽게 파악할 수 있다. 촉진자는 집단적인 관심을 집중시켜 회의 참석자들이 함께 사고할 수 있도록 돕는 역할을 한다.
본문 111-112쪽

 

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들어가는 글
원격 협업은 왜 어려운가?
원격 촉진자의 역할은 무엇인가?
원칙 1 : 공정한 기회를 만들어라
원칙 2 : 회의의 흐름을 원활하게 하라
원칙 3 : 시각자료를 활용하라
원칙 4 : 연결성을 강화하라
원칙 5 : 즐거운 학습을 가능하게 하라
원칙 6 : 도구를 마스터하라
원격 회의 종료 후: 원격 회의가 끝난 뒤 연결성을 유지하는 방법
참고자료