▼ 오후 5시, 우리는 왜 아침에 세운 계획의 절반도 끝내지 못한 걸까?

“To Do List 항목의 41%는 완수하지 못한다.”
_생산성 관리 앱 아이던디스(iDoneThis)의 통계 중

많은 사람이 아침에 자리에 앉아 할 일을 정리하면서 그 일들을 모두 끝마치고 홀가분한 기분으로 퇴근하는 자신을 상상한다. 하지만 통계가 보여주듯 대부분은 목표한 일의 절반을 겨우 마치고서야 하루를 마감한다. 이런 결과는 하루 종일 해낸 일에서도 만족감을 느끼지 못하게 하고, 처음에 계획에 들인 시간마저 손해로 만들고 만다. 너무 많은 일을 계획했을 수도 있고 일의 우선순위를 잘못 세웠을 수도 있다. 대체 어디서부터 잘못된 걸까?
TO DO LIST에도 분명한 공식이 있다. 무작정 할 일 리스트를 채워나가는 것이 아니라, 어떤 일들을 적고 그 일들을 한정된 시간 안에 어떻게 배분하는지에 따라 업무의 질, 나아가 삶의 생산성은 급격하게 올라간다. 그 구체적 방법이 《목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST》에 빼곡하게 담겨 있다. 단순히 리스트 작성법을 소개하는 여타의 조언들과 달리, 이 책은 먼저 TO DO LIST를 작성할 때 우리가 어떤 실수를 범하고 있는지 짚어본다. 나아가 시중의 수많은 TO DO LIST 작성법을 낱낱이 살펴보고 그중의 장점만을 취합해 궁극의 TO DO LIST 작성법을 제안한다.
이 책의 저자, 데이먼 자하리어즈는 대기업을 다니다 불필요한 회의, 동료들과의 무의미한 수다, 집중이 어려운 환경을 겪으면서 결코 자신의 시간을 통제할 수 없음을 깨닫고 회사를 나와 10여 년 전 블로그 ‘ArtofProductivity.com’을 열었다. 여기서 일상의 매 순간을 스스로 통제하고 가치를 끌어내고자 하는 사람들과 다양한 정보를 꾸준히 나누면서 시간 관리 전략과 생산성 앱, 여유시간을 확보하는 습관에 관한 강연과 집필활동에 매진하고 있다.
2016년에 출간된 이 책은 지금 시간 관리와 자기계발에 관심 있는 독자들의 필독서로 자리매김했다. 이 책의 미국 아마존 웹페이지에 달려있는 700개가량의 독자평이 그 방증이다. 이 책은 독자의 하루에 분명한 변화를 준다. TO DO LIST가 작동하는 시스템을 이해하고 각자에게 꼭 맞는 TO DO LIST를 작성하여 업무와 생활의 효율성을 높일 수 있을 것이다.

▼ 생산성 패러독스, 무분별한 TO DO LIST는 오히려 생산성을 떨어뜨린다

시간 관리는 삶을 원하는 방식으로 만들어나가는 데 필수적이다. 업무 효율성을 높이기 위해서든, 집안일을 빨리하고 편안하게 쉬고 싶어서든 우리는 종종 할 일을 미리 정리한다. 이때 TO DO LIST는 시간 관리 방법 중 가장 기초적이고도 쉬운 방식이다. 그래서 우리는 수없이 ‘효율적으로 시간을 관리하는 법’, ‘한 장으로 끝내는 TO DO LIST 작성하기’ 같은 온갖 조언을 찾아보고 적용한다.
하지만 이 책은 가장 먼저, 우리가 자신도 모르게 ‘생산성 패러독스’에 빠질 수 있음을 지적한다. 생산성 패러독스란 우리가 생산성을 높이기 위해 하는 일들이 외려 생산성을 떨어뜨리는 것을 말한다. 가령 이런 것들 때문이다. 먼저, 아무 효과 없는 리스트가 많다. 그 중요성이 파악되지 못한 수많은 할 일들이 무기한 연기되고 때로는 아예 잊히기도 한다. 둘째, 리스트 항목 중 몇 분 내로 완수되는 것들이 많다. 일을 완료할 수 있는 시간을 구체적으로 추산하지 못한 채 마구잡이로 일을 목록에 쏟아붓다보면 정말로 해치워야 할 일은 수많은 잡일 사이에서 언제 차례가 올지 요원해진다. 셋째, 리스트가 너무 길다. 우리에게 주어진 시간은 한정되어 있다. 하지만 섣부른 성취욕을 발판삼아 할 수 있는 일이 아닌 싶은 일을 채우다 보면 그만큼 결국 포기하는 일도 많아지고 이러한 결과는 결국 우리의 성취욕을 꺾는다. 이처럼 자신의 스케줄과 능력을 정확하게 파악하지 못한 채 만들어진 TO DO LIST는 시간 관리에 들인 노력을 외려 비효율로 만든다.

▼ 무조건 달성하는 궁극의 To Do List 공식 10단계

‘제대로 된’ TO DO LIST란 ‘나에게 적합한’ TO DO LIST다. 누구에게나 적용 가능한 단 한 가지의 TO DO LIST란 것은 없다. 각자의 생활 패턴이나 상황, 현재의 할 일, 미래에 목표에 따라 TO DO LIST는 조금씩 달라야 하기 때문이다. 이 책은 독자에게 적절하고 효율적인 ‘자신만의 TO DO LIST’를 작성하도록 돕는다.
이 책에서는 먼저 보편적으로 사용되는 열 가지 방식의 TO DO LIST를 상세히 살펴본다. 포모도로 전략, 도요타의 칸반 시스템, 생산성에 관심 있는 사람들이 애용하는 GTD까지 전반적인 살펴보고 이를 바탕으로 TO DO LIST가 돌아가는 시스템을 파악한다. 그리고 이 중에 가장 핵심이 되는 기법들만 추려 궁극의 TO DO LIST를 만드는 10단계를 제안한다.

1단계. 현재 과제와 향후 과제를 분리한다.
2단계. 원하는 결과에 따라 과제를 분류한다.
3단계. 프로젝트를 하위 작업들로 잘게 쪼갠다.
4단계. 각 과제마다 마감일을 부여한다.
5단계. 과제의 개수를 7개로 제한한다.
6단계. 할 일을 프로젝트, 활동 유형, 장소에 따라 분류한다.
7단계. 리스트를 가지치기한다.
8단계. 각 항목을 완수하는 데 필요한 시간을 추산한다.
9단계. 리스트의 모든 항목에 능동형 동사를 붙인다.
10단계. 다른 사람과 협업해야 할 항목을 구분한다.

여기서 끝은 아니다. 할 일 관리 시스템을 꾸준히 유지하는 법, 종이에 쓸지, 앱에 적을지, 달력과 연동하는 것이 좋을지 등 TO DO LIST를 작성하면서 생겨나는 실용적인 질문들에도 하나씩 답해준다. 이렇게 ‘나만의 리스트’를 작성해 일상에 적용한다면 매일의 업무와 과제를 관리하면서 분명히 삶의 질을 높일 수 있을 것이다.

리스트를 만드는 방법에 대해 철저히 교육받지 않으면 오히려 작업 효율성을 떨어뜨리는 리스트를 만들게 되기 십상이다. 나는 이것을 ‘생산성 패러독스’라 부르는데, 이것에 대해서는 이 책 전체에 걸쳐 다룰 것이다. 그 여파는 재앙이다.
제대로 된 업무 관리 전략이 없으면 하루 일과가 속수무책이 된다. 최우선 과제의 마감 시한을 지키지 못해서 받는 스트레스는 이만저만이 아니다. 그 와중에도 새로운 업무가 추가되면서 주의를 쏟을 것을 요구한다. 그러다 보면 To Do List의 항목들은 해결 가능한 선을 벗어나 산처럼 쌓이고, 우리는 숨이 넘어갈 듯한 공황 상태에 빠지고 만다. 하지만 수백만 명이 이런 식으로 살고 있다.
_<들어가며> 중에서

생산성 이야기가 나왔으니 말인데, 제대로 된 To Do List는 더 짧은 시간에 더 많은 일을 끝내게 해준다. 여기서 중요한 건, ‘정말 해야 할 일’을 하게 해준다는 것이다. 생산적이라 함은 긴 작업 리스트를 해치운다는 말이 아니다. 항상 바쁘게 일하는 것과도 상관없다. 그것은 목표를 달성하는 데 도움이 될 가치 높은 활동에 집중하는 것을 의미한다.
_ 중에서

To Do List로 씨름하게 되는 가장 흔한 이유 하나는 리스트가 너무 길기 때문이다. To Do List는 처음에 몇 개의 항목으로 시작되었어도 어느새 수십 개로 늘어나 있게 마련이다. To Do List를 완수하지 못하는 사람이 이다지도 많은 건 놀랄 일이 아니다. 이 정도면 완수가 불가능에 가깝지 않나!
어떻게 보면 이런 상황도 이해가 간다. 언제고 새 프로젝트들이 느닷없이 생겨나고 그 프로젝트에서 또 새 업무가 튀어나오니 말이다. 그렇다고 그것들을 데일리 리스트에 반드시 추가해야 된다는 말은 아니다. 오히려 추가하는 순간 리스트 완수 실패는 피할 수 없는 일이 된다.
_<궁극의 To Do List 작성법> 중에서

마스터 리스트와 맥락별 리스트 그리고 데일리 리스트는 모두 이를 포괄하는 시스템의 하위 구성 요소다. 이 리스트들이 효과를 내느냐는 시스템이 일관된 수준을 유지하느냐에 달려 있다. 일단 시스템이 자리를 잡아 잘 굴러가기 시작하면, 중요도 높은 일들을 더 빠르고 더 효율적으로 완수하는 데 리스트의 도움을 확실하게 받을 수 있다. 반대로 시스템에 오류가 있으면 오히려 시간 관리가 뒤죽박죽이 되고 생산성이 곤두박질쳐 일의 흐름이 심각하게 저해될 수 있다.
_ 중에서

생산성 관리의 세계에서 또 다른 오랜 대결은 To Do List와 달력 사이의 대결이다. 한쪽이 다른 쪽보다 낫다고 할 수 있을까? 둘 다 광팬과 안티팬 모두를 대거 거느리고 있다. 진실을 말하자면 둘 다 단독 사용해서는 최대 효과를 보기 힘들다. 매일 노력에 대한 산출량을 극대화하기 위해서는 To Do List와 달력을 함께 사용하는 것이 가장 바람직하다.
_ 중에서

들어가며
1장 To Do List가 왜 필요할까
2장 생산성 패러독스: To Do List가 목표 달성을 방해하는 경우
3장 우리가 To Do List를 완수하지 못하는 이유
4장 대표적인 To Do List 10가지
5장 궁극의 To Do List 작성법
6장 To Do List 시스템 유지하는 법
7장 오프라인 vs. 온라인: 어디에 리스트를 만들까
8장 To Do List와 달력을 연동하기
9장 성공을 가능케 하는 완료 리스트
10장 To Do List로 인생을 정돈하는 방법